Bérletkezelés automatikusan
Manuálisan számon tartani, ki hány alkalmat használt el, megterhelő és hibalehetőséggel teli. Megmutatjuk, hogyan csinálja ezt a rendszer helyetted.
„Korábban egy táblázatban követtem, ki hány alkalmat használt el. Most a rendszer kezeli, én csak látom az egyenleget."
— Németh Eszter, pilates oktató, Budapest
Miért bonyolult a manuális bérletkezelés?
Egy pilates stúdióban, edzőteremben vagy kezelőszalonban a bérletes ügyfelek aránya jellemzően 40–70%. Ez azt jelenti, hogy minden egyes foglalás után el kell dönteni: ez bérletes ügyfél? Hány alkalma maradt? Mikor jár le?
Táblázatban vagy papíron ez kézben tartható 20 ügyfélig. 50 fölött már rendszeresen előfordulnak hibák — és ezek a hibák általában az ügyfél jelenlétében derülnek ki, ami kínos.
Hogyan működik az automatikus bérletkezelés?
Bérlet létrehozása
Az admin panelen megadod a bérlet nevét (pl. "10 alkalmas pilates bérlet"), az alkalmak számát, az érvényességi időt (pl. 90 nap) és az árat. Ez egyszer kell beállítani.
Bérlet hozzárendelése ügyfelekhez
Amikor egy ügyfél bérletet vesz, az Ügyfelek menüben egyszerűen hozzáadod. Az egyenleg azonnal megjelenik az ügyfél profiljában.
Automatikus kreditlevonás
Amikor az ügyfél megjelenik egy órán (QR kóddal becsekkkol, vagy manuálisan jelölöd), a rendszer automatikusan levonja az 1 alkalmat. Semmi manuális teendő.
Egyenleg értesítő emailek
Az ügyfél minden egyes alkalom után emailt kap: "Megjelentél a mai Reformer Pilates 1 órán. Maradék egyenleged: 4 alkalom." Ez kényelmes az ügyfélnek és csökkenti a félreértéseket.
Lejárati értesítő
Ha az egyenleg 0-ra csökken vagy lejár az érvényesség, az ügyfél emailben értesítést kap. Ez természetes megújítási emlékeztető — anélkül, hogy neked kelljen küldeni.
Milyen bérleteket érdemes létrehozni?
A legjobb eredményt azok a bérletek hozzák, amelyek egyensúlyt teremtenek az ügyfél és a vállalkozó szempontja között:
Pilates / jóga stúdió
10 alkalmas bérlet, 90 napos érvényességgel. Az időkorlát ösztönzi a rendszeres látogatást.
Edzőterem
Havi korlátlan bérlet, vagy 20 alkalmas bérlet 60 napra. QR becsekkolással.
Masszőr, kozmetikus
5 alkalmas kúra-bérlet, 60 napos érvényességgel. Kezeléssorozatoknál ideális.
Fodrász
Kisebb szalonokban ritka a bérlet, de előleg-alapú rendszer (Stripe) működhet.
QR becsekkolás az óra elején
A Xenla Pro csomagban az ügyfél emailben kap egy személyes QR kódot. Az óra elején a telefonoddal olvasod be — azonnal megjelenik a neve, melyik bérlete van, és hány alkalom maradt. Ha a bérlete lejárt, piros jelzés jelenik meg.
Ez nemcsak kényelmes, hanem egy természetes kapuőr is: az ügyfél tudja, hogy az egyenlegét nyilvántartják, és ez ösztönöz a megjelenésre.
Bérletkezelés a Pro csomagban
Automatikus kreditlevonás, QR becsekkolás, egyenleg értesítők.